ClassJuggler: Quando investir em software de estúdio

ClassJuggler.

Nos sentamos esta semana com ClassJuggler Dance Jon Koerber pergunta a ele o que os proprietários de estúdio devem considerar ao debater se é ou não o momento certo para comprar e configurar um software de estúdio de dança para ajudá-los a administrar seus negócios.

Já que você é o presidente de uma empresa que fornece software online, não estaria inclinado a sempre dizer, ‘Agora é a hora!’?

' Você pode se surpreender ao ouvir isso, mas, não, agora pode não é o momento certo para você começar a usar um produto de software para ajudá-lo a gerenciar seu negócio de dança. ”



E então, pode ser o momento certo?

'Claro! Na verdade, provavelmente. Mas, para ter certeza, acho que há pelo menos cinco perguntas importantes que os proprietários ou gerentes de estúdio de dança devem se fazer. Para começar, você deve perguntar: 'Meu negócio está ficando muito grande para ser gerenciado manualmente?' ”

Suponho que você quer dizer de quantos alunos eu preciso antes de começar a gerenciar meu estúdio de dança com software?

“Basicamente, sim. Para responder, vamos começar com uma analogia. Suponha que você queira costurar sua própria roupa e não precisa adquirir e operar uma fábrica de tecidos, certo? Claro que não. Uma máquina de costura simples é provavelmente o máximo de que você precisa. Mas se você quiser costurar cem artigos de roupa todas as semanas, aquela máquina de costura simples pode não ser adequada para a tarefa, ou o processo pode ser muito lento em uma máquina de costura de consumo em comparação com a eficiência que você obterá de um sistema têxtil computadorizado comercial.

Da mesma forma, com seu estúdio, se você está apenas começando, ou intencionalmente mantendo sua escola de dança muito pequena - digamos, com menos de 30 alunos - haverá um limite para a eficiência que você pode ganhar tendo um software para gerenciar agendamento, contabilidade e registros de alunos, porque mesmo o software de programação mais simples e melhor pode ser um exagero se sua inscrição for pequena ou se você ministrar uma quantidade muito limitada de aulas a cada semana - assim como você não precisa de uma fábrica para fazer um vestido. Mas quando sua matrícula começar a chegar a 40, 50 ou 100 alunos, ou você começar a adicionar classes e instrutores, agarrar-se às planilhas, notas adesivas e outras ferramentas diversas que você começou a usar quando abriu as portas pela primeira vez só vai atrapalhar o seu crescimento, em vez de ajude.'

Jon Koerber.

Jon Koerber.

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Então como posso Posso dizer quando minha escola é grande o suficiente para fazer sentido investir em software de estúdio de dança?

“Não existe um número mágico de alunos ou turmas, por si só. Mas, à medida que a contagem de alunos e o número de aulas começam a crescer, você saberá antes de ninguém quando começar a se sentir atolado por toda a administração de uma empresa e estiver gastando menos tempo fazendo o que ama - ensinar dança. Para uma escola em crescimento, as eficiências que você ganha com a configuração e operação do software de gerenciamento de estúdio se tornarão óbvias, e o software se pagará rapidamente a partir do tempo que você economizar. ”

E, claro, vai haver algum tempo de setup, tentando aprender o software e tal?

'É claro. E as necessidades e velocidades de aprendizagem de cada um são diferentes. Portanto, certifique-se de que o provedor de software que você escolher tenha uma sólida reputação de suporte e treinamento de cliente - e responda às suas chamadas e e-mails rapidamente. Isso pode fazer toda a diferença no sucesso ou no fracasso quando você opta por implementar um software de gerenciamento!

Mas vimos que, mesmo para proprietários de estúdio de dança ou gerentes que acham que não entendem de computador, eles rapidamente descobrem que a economia de tempo e de custos é inegável. Considere o que alguns proprietários de estúdio disseram sobre a eficiência que perceberam quando começaram a usar o nosso. Por exemplo, o proprietário de um estúdio nos disse que seu faturamento mensal, que antes demorava dias para ser feito, agora praticamente não leva tempo, porque seus clientes podem ver e até pagar o saldo devido por meio de nosso Portal do Cliente. E um dos meus favoritos é como outro cliente compartilhou que seus pagamentos atrasados ​​caíram 95 por cento desde a implementação de nosso sistema de pagamento online. ”

danse de l'axe

Qual é a segunda pergunta que devo fazer como proprietário de um estúdio?

“Pergunte a si mesmo: 'A receita que meu estúdio gera justifica o custo de investir em uma solução de software de negócios?' Sem dúvida, alguns de seus leitores já ouviram falar do termo 'análise de custo-benefício'. Quando se trata de comprar software de gerenciamento de negócios para seu estúdio, isso significa que você precisa determinar se o custo mensal do software reduzirá suficientemente os custos de suas ineficiências de negócios atuais se você continuar fazendo as coisas manualmente em vez de se beneficiar das eficiências e o conhecimento que você ganhará com o uso de uma poderosa ferramenta de gerenciamento de negócios. ”

Claro, tempo é dinheiro, como todos sabemos. Mas como você recomenda fazer uma análise de custo-benefício?

“Calcule o tempo que você e sua equipe gastam atualmente a cada mês rastreando receitas e despesas, montando relatórios mensais ou trimestrais sobre receitas, despesas, atendimento, crescimento dos negócios e outros, mais o tempo de gerenciamento de clientes (registro, faturamento, pagamentos) - basicamente, todos esses funções que você está executando manualmente que podem ser automatizadas com software. Multiplique isso pela taxa horária que você paga aos funcionários que fazem este trabalho, ou pelo valor do seu tempo. Você tem então uma quantia sólida em dólares para comparar com o custo do software. Suas despesas mensais atuais quase certamente serão muitas vezes maiores do que o custo mensal do software. Com o software de estúdio de dança certo, todas essas tarefas administrativas mensais podem ser feitas em segundos ou minutos em vez de horas ou podem ser feitas pelos próprios clientes. ”

Qual é a terceira pergunta que devo fazer?

“A terceira pergunta é aquela em que você naturalmente estará pensando depois de fazer uma análise de custo-benefício: 'O software de negócios baseado em classe que selecionei fornecerá as eficiências necessárias?' Para ajudar a responder a esta pergunta, você precisará decida quais recursos-chave você precisa para poder combinar o software com o seu negócio. Gosto de dizer aos proprietários de estúdios para se concentrarem em seus cinco principais itens essenciais ao avaliar o software, para que não se preocupem muito em tomar decisões sobre recursos interessantes ou que não fornecem muito valor para o negócio. Ele está gastando menos tempo com a contabilidade? Acelera o gerenciamento de contas de clientes? Obtendo a capacidade de executar rapidamente relatórios de status sobre faturamento? Enviando 300 mensagens de texto robo para um encerramento ou enviando um e-mail para todos os pais da turma de quinta-feira? Talvez seja capacitar os clientes a fazerem coisas sozinhos que sua equipe agora faz, como se inscrever para ser um cliente, se inscrever em uma aula ou pagar por suas aulas online? Ganhar a capacidade de seus instrutores tomarem parte e rastrearem suas horas em seus smartphones usando nosso Portal da Equipe! Você teve a ideia de identificar as principais necessidades de negócios em que uma solução de software deve ser capaz de ajudá-lo. E então, opcionalmente, faça uma lista de 'agradáveis ​​para ter' também - recursos que um produto de software pode oferecer que seriam úteis, mas podem não ser um obstáculo. Dividir sua lista em necessidades e desejos ajudará você a escolher o produto certo. ”

Alguma sugestão sobre a melhor maneira de ter certeza de que estou listando todos os recursos de meu interesse, já que posso não saber do que o software é capaz?

'Certo. Dê uma olhada no independente site de comparação de software de estúdio de dança, Capterra . O serviço compara mais de 70 produtos de software específicos às necessidades dos estúdios de dança. Mas algumas dessas soluções de software oferecem apenas um ou dois recursos de gerenciamento de negócios, como apenas contabilidade ou apenas programação de aulas. Então, aqui está o truque: use a ferramenta de lista de verificação 'Filtrar resultados' de comparação de produtos Capterra, que você verá na coluna à esquerda. Basta marcar qualquer um dos itens da lista que são importantes para você e, em seguida, clicar em 'Aplicar Filtros'. Isso encurtará a lista de concorrentes para apenas aqueles que possuem os recursos que você está procurando. ”

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E a quarta pergunta que devo fazer?

“A quarta pergunta é simplesmente esta:‘ O que os outros pensam deste software específico que estou procurando? ’Dois bons recursos para obter a resposta são Lista de softwares para escolas de dança de Serchen ou Lista de Capterra . Observe as pontuações gerais dos clientes (ambos os sites usam uma escala de cinco pontos) e navegue pelas próprias avaliações, como faria se estivesse procurando um produto na Amazon. E, assim como as avaliações de clientes da Amazon, procure o que a maioria deles dizem, já que sempre haverá alguns estranhos por aí - um revisor que odeia um recurso específico que 50 outros proprietários adoram. Ainda assim, essas listas são extremamente valiosas na escolha do melhor software para atender às necessidades do seu estúdio de dança. ”

O que leva à quinta pergunta que eu deveria para…

'‘ Tenho tempo para fazer isso? 'Tenho certeza de que qualquer proprietário de estúdio de dança tentando decidir se vai ou não comprar já está se perguntando isso. Vamos enfrentá-lo, analisar se é o momento certo, escolher o fornecedor certo e, em seguida, fazer com que o software seja configurado para funcionar para o seu negócio levará algum tempo. Mas se o proprietário ou gerente de um estúdio de dança sente que simplesmente não tem tempo para fazer este trabalho, é realmente o melhor indicador que eles não estão administrando seus negócios, mas que seus negócios os estão administrando! Este é exatamente o momento de dar o salto para o uso do software de gerenciamento de estúdio. Eu conheço o proprietário de uma empresa baseada em classes na área de Seattle que ainda está tentando operar sem nenhum software de gestão, apesar de ter mais de mil alunos. Foi um pesadelo, e caro. Ela teve que contratar mais funcionários por aluno do que qualquer outra empresa que conheço. Obviamente, ela está gastando muito mais por mês em folha de pagamento do que pagaria mensalmente por software.

E, sim, embora fazer pesquisas para escolher o fornecedor de software certo leve tempo, fazer isso pode economizar muito dinheiro mais tarde. É importante que você faça uma escolha inteligente em sua compra inicial de software porque, embora você sempre possa mudar mais tarde, o trabalho envolvido em fazer isso pode ser assustador. ”

Para obter mais informações sobre ClassJuggler Dance, visite www.danceclassjuggler.com .

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